PENULISAN BAD-NEWS

A.    Strategi Pengorganisasian Pesan-Pesan Bad-News

Ketika memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan, mengkomunikasikan permasalahan tentang pesanan, atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat mempengaruhi citra organisasi bisnis secara negatif, 

ada tiga hal yang perlu diperhatikan, yaitu : 

• (1) penyampaian bad-news, 
• (2) penerimaan pesan tersebut,
• (3) menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens. Di samping itu, perlu juga dijaga citra organisasi / perusahaan sebaik mungkin.

1.      Menciptakan Audience-Centered Tone

Nada atau intonasi Anda dalam menyampaikan bad-news mampu memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis. Hal tersebut mempunyai tiga tujuan spesifik :

• membantu audiens Anda  mengerti bahwa bad-news mampu menggambarkan suatu keputusan yang tegas;
• membantu audiens Anda mengerti bahwa keputusan Anda adil;
• membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan.

Dalam penyampaian pesan-pesan bad-news perlu diperhatikan bahwa Anda perlu menekankan apa tujuan audiens Anda, carilah dan temukan apa yang terbaik bagi audiens, dan gunakan pernyataan yang positif dan bukan negatif.

2.      Memilih Pendekatan Organisasional

Ada dua pendekatan organisasional yang dapat diterapkan dalam penyampaian pesan-pesan yang kurang menyenangkan bagi audiens (bad-news), yaitu pendekatan tak langsung (indirect approach) dan pendekatan langsung (direct approach).

a.      Pendekatan Tak Langsung

Pendekatan Tak Langsung (indirect approach) merupakan pendekatan yang paling lazim digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens (bad-news).

Dalam pendekatan tak langsung terdapatt 4 bagian penting, yaitu : 

• (1) pembuka, 
• (2) alasan pendukung keputusan-keputusan negatif, 
• (3) pernyataan bad-news, dan 
• (4) penutup positif yang bersahabat.

(1)   Pembuka

Tahap awal dalam menggunakan pendekatan tak langsung adalah menempatkan audiens pada situasi yang netral melalui pernyataan tanpa beban bagi audiens Anda. Pernyataan netral yang mengantarkan pernyataan bad-news sering disebut dengan buffer.

Dalam menulis paragraf pembuka, ada beberapa hal yang perlu dihindari, antara lain :

Ø  Mengatakan “Tidak”

Ø  Penggunaan frase yang tidak relevan

Ø  Permohonan maaf

Ø  Penulisan buffer yang terlalu panjang

(2)   Alasan pendukung keputusan-keputusan negatif

Setelah membuat pernyataan yang bersifat netral, tahap berikutnya adalah memberikan alasan mengapa suatu keputusan tersebut harus diambil/terjadi, sebelum menyatakan apa keputusan sebenarnya. Jika Anda dapat menyajikan alasan dengan efektif, hal tersebut akan dapat membantu audiens menyadari bahwa keputusan Anda adil maupun logis.

Dalam hal ini, seorang komunikator yang baik harus dapat memusatkan perhatian terhadap apa manfaat yang dapat diambil oleh audiens Anda. Sebagai contoh, tatkala Anda ingin menolak pengajuan kredit seorang nasabah, Anda dapat memberikan penjelasan kepada mereka bahwa apabila pengajuan tersebut dipenuhi akan berakibat beban yang ditanggungnya menjadi semakin berat dikemudian hari.

(3)   Bad-News

Setelah Anda memberikan alasan “mengapa” suatu keputusan harus diambil, pada tahapan ini Anda dapat secara langsung mengemukakan apa keputusan yang diambil, seperti keputusan menolak lamaran kerja, menolak permintaan kredit, Pemutusan Hubungan Kerja (PHK), mengumumkan kegagalan ujian (tidak lulus ujian), dan sebagainya.

(4)   Penutup

Setelah Anda menyampaikan pesan-pesan yang kurang menyenangkan, tahap berikutnya adalah memberikan kata penutup yang bersifat positif, hangat, bersahabat, dan lebih menyenangkan. Di samping itu, Anda dapat mengusulkan suatu cara pemecahan masalah yang dihadapi oleh audiens Anda. Dan yang lebih penting lagi adalah berikan kesan yang baik kepada audiens Anda.

b.      Pendekatan Langsung

Suatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisasikan dengan pendekatan langsung akan diawali dengan suatu pernyataan bad-news, selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat.

Walaupun relatif jarang diterapkan, pendekatan ini memiliki suatu keuntungan yaitu audiens hanya memerlukan waktu yang relatif singkat untuk sampai pada ide pokoknya yaitu bad-news.

Suatu pendekatan organisasi direct approach dapat diterapkan jika :

a.       Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke poin yang dituju.

b.      Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan.

c.       Pesan disampaikan secara empati.

B.     Mengkomunikasikan Informasi dan Jawaban Negatif

Dalam dunia bisnis, sering kali memberikan jawaban langsung sebagai bentuk penolakan, atau ketidaksetujuan terhadap sesuatu, menjadi hambatan dalam berkomunikasi. Dalam situasi seperti itu, keterampilan komunikasi seorang komunikator diuji kemampuannya untuk mengatakan “tidak” dengan tetap menjaga hubungan yang baik dengan berbagai pihak di kemudian hari.

1.      Bad-news tentang produk

Ketika Anda ingin menyampaikan bad-news tentang produk, pertanyaannya adalah pendekatan mana yang akan dipilih, yaitu pendekatan langsung atau pendekatan tidak langsung. Seorang manajer harus mampu menimbang-nimbang kelebihan dan kelemahan masing-masing pendekatan tersebut. Kesalahan dalam memilih suatu pendekatan akan berakibat kurang menguntungkan bagi perusahaan.

Bad-news yang berkaitan dengan produk antara lain kenaikan harga produk, penarikan kembali produk, produk rusak atau cacat. Bagi pelanggan, bad-news tentang produk tentunya memberikan dampak negatif bagi mereka. Oleh karena itu, penyampaian bad-news tentang produk perlu mempertimbangkan dampak negatif yang ditimbulkannya.

Pada penyampaian bad-news tentang produk bagi para pelanggan (misalnya kenaikan harga produk atau penarikan produk), lebih baik digunakan pendekatan tak langsung yang diawali dengan pernyataan yang bersifat netral, didukung dengan alasan yang logis, baru disampaikan pesan bad-news serta diakhiri dengan pernyataan yang positif dan bersahabat.

Lain halnya, jika Anda ingin menyampaikan bad-news tentang produk seperti kenaikan harga produk yang ditujukan untuk keperluan internal perusahaan, pendekatan yang digunakan adalah pendekatan langsung (direct approach). Dalam hal ini, dampak yang ditimbulkan atas kenaikan harga produk untuk kalangan intern perusahaan akan berbeda jika hal itu disampaikan kepada pelanggan.

2.      Penolakan Kerja sama

Apabila seseorang meminta informasi atau partisipasi dalam suatu kegiatan tertentu, sementara itu Anda tidak dapat memenuhi permintaannya, Anda dapat menggunakan pendekatan langsung dan tidak langsung.

Dalam dunia bisnis, menjalin kerja sama dengan pelaku bisnis lain merupakan hal yang seharusnya dilakukan untuk memperkuat jaringan pemasaran suatu perusahaan. Namun, dalam praktiknya bisa terjadi suatu penolakan kerja sama bilamana bentuk kerja samanya merugikan pihak lain.

Sebagai contoh, seorang staf promosi suatu perusahaan diminta kesediaannya untuk ikut berpartisipasi sebagai Tim Riset Pemasaran suatu produk tertentu dari perusahaan lain. Namun, perusahaan mempunyai suatu kebijakan tertentu untuk melarang pegawainya ikut serta dalam riset pemasaran. Salah satu yang dikhawatirkan oleh pimpinan perusahaan adalah kemungkinan pengungkapan kerahasiaan perusahaan yang akan berdampak kurang menguntungkan bagi perusahaan tersebut.

3.      Penolakan Undangan

Bila harus mengatakan “tidak” atas suatu undangan teman bisnis, Anda menggunakan pendekatan organisasional pendekatan langsung dan pendekatan tak langsung. Penggunaan kedua pendekatan tersebut sangat bergantung pada seberapa dekat hubungan Anda dengan pihak lain.

Sebagai contoh, sebuah Lembaga Asosiasi Pemasaran ingin menggunakan gedung pertemuan di perusahaan Anda, sementara itu pada saat yang sama di perusahaan Anda juga akan diadakan pertemuan rutin internal untuk mengevaluasi kinerja bagian pemasaran di gedung yang sama. Cara penyelesaiannya, apabila Anda belum mengenal baik dengan pimpinan Lembaga Asosasi Pemasaran lebih baik Anda menggunakan pendekatan tak langsung. Namun, apabila Anda sudah mengenal baik sebagai teman dengan pimpinan Lembaga Asosiasi Pemasaran, Anda dapat menggunakan pendekatan langsung.

C.    Penyampaian Bad-news ke Pelanggan

Ketika Anda ingin menyampaikan pesan bad-news kepada pelanggan atau calon pelanggan Anda, perlu diperhatikan bagaimana menjaga pembaca Anda tetap merasa baik dan dapat meneruskan hubungan bisnis di kemudian hari. Oleh karena itu, ada tiga hal yang perlu diperhatikan,yaitu :

1.      Tetap bekerja sebaik mungkin menuju kepada terwujudnya suatu penjualan ulang (resale).

2.      Tetap menjaga instruksi atau informasi tambahan sejelas mungkin.

3.      Tetap optimis, percaya diri sehingga pembaca Anda tidak kehilangan minat.

Memperkuat kepercayaan pelanggan dengan memberikan pelayanan dan produk yang baik merupakan salah satu cara yang efektif untuk menumbuhkan penjualan ulang bagi para pelanggan. Jangan sampai pelanggan kecewa hanya karena pemilihan pendekatan yang salah. Hal ini harus betul-betul diwaspadai, terutama para pengambil kebijakan perusahaan. Menjaga citra baik perusahaan merupakan tugas yang sangat berat.

1.      Bad-news Tentang Pesanan

Ada beberapa alasan mengapa perusahaan menyampaikan pesan-pesan bad-news tentang pesanan (order). Dalam kaitannya dengan penulisan bad-news kepada pelanggan (customers), paling tidak ada jenis bad-news yang bisa disampaikan kepada pelanggan Anda, yaitu :

a.       Anda hanya dapat memenuhi sebagian produk yang dipesan, atau

b.      Anda sama sekali tidak dapat memenuhi semua produk pesanan tersebut.

Bila Anda hanya dapat memenuhi sebagian pesanan produk pelanggan, Anda dapat menggunakan pendekatan organisasional tak langsung, yang isi paragraf pembukanya adalah goodnews bahwa sebagian produk pesanannya dapat dipenuhi. Selanjutnya diikuti dengan tindakan untuk mengingatkan penjualan ulang produk. Berikutnya diakhiri dengan penutup yang mampu mendorong ke arah pemenuhan semua transaksi tersebut.

Apabila sama sekali tidak dapat memenuhi pesanan produk pelanggan, Anda masih dapat menggunakan pendekatan organisasional tak langsung. Namun, paragraf pembuka atau buffer hanya akan mengkonfirmasi penjualan, dan menjelaskan alasan Anda mengapa tidak dapat memenuhi atau mengirimkan produk pesanan Anda.

2.      Penolakan Surat Pengaduan dan Keluhan

Dalam melakukan penolakan atas surat pengaduan (claim letters) yang diajukan oleh pelanggan, sebaiknya Anda perlu menghindari penggunaan bahasa yang mempunyai dampak negatif bagi mereka. Sebagai gantinya, tunjukkan bahwa Anda memahami dan telah memperhatikan keluhan tersebut. Kemudian, jika pengaduan tersebut tidak beralasan, jelaskan secara rasional mengapa Anda menolak.

Secara umum, untuk menjawab penolakan surat pengaduan Anda dapat menggunakan pendekatan organisasional tak langsung, yang menyatakan penolakan tersebut pada bagian pertengahan surat. Sebagai contoh, seorang pelanggan ingin mengembalikan produk yang telah dibeli kepada perusahaan Anda.

Dalam kaitan ini, pada bagian awal Anda dapat menyatakan sesuatu yang bersifat netral. Selanjutnya pada bagian berikutnya perlu dijelaskan alasan terhadap suatu keputusan dan diikuti dengan pernyataan penolakan secara eksplisit. Pada bagian akhir surat perlu kata penutup yang bersahabat dan menawarkan suatu informasi yang diminati oleh pelanggan, seperti penawaran produk baru.

3.      Mengganti Produk

Seorang pelanggan dapat saja meminta atau rumusan suatu produk yang baru saja habis terjual atau produk yang sudah tidak diproduksi lagi. Apabila merasa yakin bahwa pelanggan dapat menyetujui produk pengganti, Anda dapat mengirim produk pengganti tersebut kepada pelanggan.

Jika ragu-ragu, Anda dapat mengirimkan surat kepada pelanggan disertai cara pemesanannya. Pendekatan yang dapat digunakan dalam kaitannya dengan penggantian suatu produk adalah menggunakan pendekatan organisasional tak langsung.

Anda dapat membayangkan suatu tantangan yang menarik, manakala produk pengganti lebih mahal daripada produk aslinya. Anda harus dapat menunjukkan kepada pelanggan Anda mengapa produk pengganti tersebut lebih mahal daripada produk aslinya. Apabila produk pengganti tersebut disetujui, perlu adanya penyesuaian harga produk.

4.      Tidak Memenuhi Pesanan

Kadang kala Anda tidak dapat memenuhi pesanan baik sebagian maupun dengan produk pengganti (unfillable orders). Apabila hal ini terjadi, tugas Anda adalah menyatakan secara tegas bahwa Anda tidak dapat memenuhi pesanan dari pelanggan Anda. Pendekatan yang diterapkan adalah indirect approach. Salah satu cara untuk menjaga kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan Anda adalah membantu pelanggan dengan memberikan informasi di mana suatu produk dapat diperoleh.

D.    Bad-News Tentang Orang

Para manajer sering kali dihadapkan pada suatu keputusan yang tidak menguntungkan bila harus menyampaikan bad-news kepada karyawannya. Surat bagi calon manajer mungkin dapat ditulis dengan pendekatan langsung. Di lain pihak, surat-surat untuk pelamar pekerjaan sering kali ditulis dengan pendekatan organisasional tak langsung karena pembaca akan dipengaruhi secara emosional.

1.      Penolakan Menulis Surat Rekomendasi

Pada prinsipnya, penulisan surat penolakan atas surat rekomendasi dapat dilakukan dengan pendekatan organisasional langsung dan tak langsung. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan penolakan surat rekomendasi adalah kemukakan apa alasan atas penolakan tersebut, dan nyatakan secara ringkas serta jelas.

2.      Penolakan Lamaran Pekerjaan

Dalam dunia bisnis, pengisian lowongan pekerjaan merupakan hal yang biasa. Pada umumnya, jumlah pencari kerja lebih banyak daripada jumlah lowongan pekerjaan yang tersedia. Untuk dapat mengisi lowongan kerja, para pencari kerja harus menulis surat lamaran pekerjaan (job application letter). Untuk memberikan jawaban surat lamaran kerja yang memenuhi persyaratan yang telah ditentukan, pendekatan organisasional langsung dapat digunakan. Namun untuk menolak surat lamaran kerja yang tidak memenuhi persyaratan yang telah ditentukan, dapat digunakan pendekatan organisasional tak langsung.

3.      Surat Penolakan Kredit

Surat penolakan kredit oleh suatu organisasi dapat disebabkan oleh berbagai alasan, baik yang berkaitan dengan persyaratan administrasi yang tidak lengkap, tujuan kredit yang tidak sesuai dengan kebijakan organisasi, maupun karakteristik atau konduite peminjam yang kurang baik.

Untuk memberikan jawaban kepada pemohon kredit, Anda dapat menggunakan pendekatan organisasional tak langsung. Pada bagian awal nyatakan secara netral, kemudian berikan penjelasan secukupnya, termasuk adanya fakta-fakta pendukung. Selanjutnya pada bagian akhir surat, Anda dapat menyampaikan kata penutup yang hangat dan bersahabat.

Sumber :http://eggyprawitoputra.blogspot.com