VI. Pengorganisasian Pesan Bisnis

Penyebab Pesan Tak terorganisir dgn Baik

1.  Bertele2

- Pesan pembuka awal surat terlalu panjang terdiri beberapa paragraf baru ke topik Pembahasan

- Pembaca memerlukan waktu yg lama untuk memahami maksud pesan2 yg disampaiakan

2.  Memasukkan Bahan2 yg tdk relevan dan penting

- Informasi yg tdk relevan dan tdk penting membuang2 waktu

- Membuat pesan2 jadi kabur, tidak jelas dan sulit difahami

- Hanya info yg penting yg disampaikan

3.  Menyajikan ide2 secara tidak logis dan tidak terkait

- Menyebabkan ketidaklancaran komunikasi karena audiens sulit memahami poin2 penting yg disampaikan

4.  Informasi Penting tdk tercakup dlm pembahasan

- Bila pesan2 tdk relevan dan bombastis lebih dominan, poin penting akan terlupakan dlm pembahasan.

- Pesan2 yg tdk penting hanya sebagai pendukung dan pelengkap

Pentingnya Organisasi Pesan

q  Mengatur ide2 secara logis, berurutan dan tdk bertele2 maka akan memuaskan kebutuhan informasi, motivasi maupun prakatis bagi audiens.

q  Mengorganisasi pesan2 secara baik adalah tantangan bagi komunikator

q  4 hal dalam mengorganisir pesan dgn baik :

-          Subjek dan tujuan harus jelas

-          Semua info hrs berhubungan dgn subjek dan tujuan

-          Ide2 hrs dikelompokkan dan disajikan dgn logis

-          Semua info penting hrs tercakup

q  Manfaat pengorganisasian pesan dgn baik :

-       Membantu audiens memahami suatu pesan

-       Membantu audiens menerima suatu pesan

-       Menghemat waktu audiens

-       Mempermudah kerja komunikator

Pengorganisasian Pesan Melalui Outline

q  Mendefinisikan dan mengelompokkan ide2

                a. Mulailah dgn ide pokok

                b. Menyatakan poin2 pendukung yg penting

                c. Mengilustrasikan dgn bukti2

q  Menetapkan urutan ide2 dgn perencanaan organisasional terpilih secara hati2.  Dua pendekatan digunakan untuk pesan singkat (memo, suarat) maupun  panjang/formal (laporan, usulan, presentasi)

                a. Pendekatan Langsung

                b. Pendekatan Tdk langsung

  

Mendefinisikan & Mengelompokkan ide2

q  Memutuskan apa yg harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi komunikator yg harus dipecahkan.  Jika materinya lemah dan gayanya tdk menarik maka fakta yg ada akan kabur dan audiens mengatakan Anda tdk mempunyai  sesuatu yg bernilai

q  Bila kita menelefon, membuat surat dan laporan akan memulai dgn mendefinisikan isi materinya.  Senakin panjang dan kompleks semakin penting tahap pendefinisian ini.

q  Perlu membuat outline :

a)      Membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yg satu dgn lainnya

b)      Menuntun mengkomunikasikan ide2 dgn cara yg sistematik, efektif dan efisien

c)       Membantu mengekspresikan transisi antara ide2 hingga audiens akan mengerti

d)      dan memahami pola pemikiran.

q  Susunan outline secara garis besar digolongkan menjadi 3 golongan :

a.       Mulailah dgn ide pokok. Akan membantu dlm menetapkan tujuan dan strategi umum dr suatu pesan.  Ide pokok  ada dua hal :

-          Apa yg Anda inginkan thd audiens untuk melakukannya atau memikirkinnya

-          Alasan yg mendasar mengapa mereka melakukan ayau memikirkinnya

b.      Menyatakan poin2 pendukung yg penting Seperti Laporan Penjualan thn 2002

c.       Mengilustrasikan dgn bukti2 yang cukup

d.       

Pendekatan Dlm Penetapan urutan

q  Pendekatan Langsung (Direct/Deductive Approach).  Ide pokok muncul paling awal kemudian diikuti bukti2 pendukungnya.  Menggunakan pendekatan bila reaksi audiens cenderung berhasrat, positif, tertarik, senang atau netral. Dari umum (general) ke khusus (cases)

q  Pendekatan Tdk langsung (Indirect/Inductive Approach).  Bukti2 muncul lebih dahulu kemudian diikuti ide pokoknya. Menggunakan pendekatan bila reaksi audiens cenderung menolak, negatif , tidak tertaris, tidak senang dan acuh tak acuh. Dari khusus (cases) ke umum (general)

Rencana Organisasional yg Paling Cocok

q  Direct Request.  Berupa surat dan memo.  Bila audiens tertarik maka langsung pd poin yg dituju.  Contoh produk baru

q  Pesan2 Rutin, Good News dan Goodwill.  Bila info rutin maka audiens jadi netral. Bila audiens senang maka dgn pendekatan langsung. Contoh penurunan harga, undangan, ucapan selamat

q  Pesan Bad News.  Bila audiens kecewa/tdk senang maka dgn pendekatan tdk langsung.  Gunakan penolakan pd bag tengah dan dgn bahasa halus.  Contoh penolakan lamaran dan kredit, pengurangan karyawan, penurunan pangkat

q  Pesan2 Persuasif. Bila audiens tdk tertarik, menggunakan pendekatan tdk langsung.  Contoh penagihan pinjaman dan penjualan produk.  Dengan persuasi audiens memahami fakta yg ada.

Kategori Pola Laporan

1. Informational :

-          Mudah

-          Mempunyai suatu ide pokok, dikembangkan jadi

subtopik2 yg disusus secara hirarkis, geografis atau

tingkat pentingnya

-  Menyajikan data dan fakta2 berhasil  yang diketemukan

- Contoh : intruksi operasi, laporan status, deskripsi teknis dan

deskripsi prosedur dlm perusahaan.

2. Analitikal.

- Mengorgansisi laporan dan presentasi  analitikal disusun ke kesimpulan tertentu.

- Bila kolaborasi dgn audiens dlm memecahkan masalah atau persuasi untuk tindakan tertentu harus memilih rencana organisasional yg memberikan argumen secara logis.